Outlook-Abwesenheitsnotiz für Kollegen

Eigene Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichten

Im neuen Outlook öffnen Sie Ansicht, danach Ansichtseinstellungen, Konten und Automatische Antworten. In Outlook im Web finden Sie die Funktion unter Einstellungen, Konten und Automatische Antworten. Im klassischen Outlook wählen Sie Datei und Automatische Antworten.

1. Aktivieren Sie die automatischen Antworten.
2. Legen Sie einen Start- und Endzeitpunkt fest.
3. Schreiben Sie die Nachricht für Kollegen innerhalb des Unternehmens.
4. Aktivieren Sie nur bei Bedarf eine eigene Antwort für externe Absender.
5. Kontrollieren Sie Zeitraum, Vertretung und Kontaktdaten und speichern Sie die Einstellung.

Abwesenheitsnotiz für einen Mitarbeiter einstellen

Ein Microsoft-365-Administrator kann die automatische Antwort für einen anderen Benutzer oder ein freigegebenes Postfach setzen. Dafür sind passende Administratorrechte erforderlich.

1. Öffnen Sie das Microsoft 365 Admin Center.
2. Wählen Sie Benutzer und Aktive Benutzer. Für ein freigegebenes Postfach öffnen Sie stattdessen Teams und Gruppen und Freigegebene Postfächer.
3. Wählen Sie den Mitarbeiter oder das Postfach aus.
4. Öffnen Sie E-Mail-Einstellungen und danach Automatische Antworten.
5. Tragen Sie Zeitraum sowie interne und bei Bedarf externe Nachricht ein und speichern Sie die Änderung.

Alternativ finden Sie die Einstellung im Exchange Admin Center unter Empfänger, Postfächer, dem gewünschten Postfach und Andere. Microsoft beschreibt beide Verwaltungswege in der Anleitung für automatische Antworten eines Benutzerpostfachs.

Formulierung und Sicherheit

Die Nachricht sollte kurz bleiben und nur notwendige Informationen enthalten. Nennen Sie das Rückkehrdatum, einen erreichbaren Ansprechpartner und einen Kontaktweg für dringende Fälle. Private Details gehören nicht in eine Abwesenheitsnotiz.

Externe Antworten können auch auf Newsletter oder unerwünschte Nachrichten reagieren. Aktivieren Sie diese deshalb nur, wenn sie betrieblich erforderlich sind. Microsoft empfiehlt, externe Antworten nach Möglichkeit auf bekannte Kontakte zu beschränken.

Wenn Vertretungen, Postfachzugriffe und Mitarbeiterwechsel regelmäßig abgestimmt werden müssen, unterstützt unsere laufende IT-Betreuung für Microsoft 365 bei der Benutzerverwaltung und dokumentierten Übergabe.

Wenn Automatische Antworten fehlen

Die integrierte Funktion steht für Microsoft-365- und Exchange-Postfächer zur Verfügung. Bei POP- oder IMAP-Konten kann stattdessen eine Outlook-Regel notwendig sein; dafür muss Outlook in der Regel geöffnet bleiben. Prüfen Sie vor Änderungen an einem fremden Postfach immer die Zuständigkeit und die erforderlichen Rechte.